Tietosuojaselosteet

Hiedanrannan Kehitys Oy:n sidosryhmien tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, millä tavoin ja perustein Hiedanrannan Kehitys Oy käsittelee sidosryhmien henkilötietoja. Sidosryhmiämme ovat mm. Hiedanrannan alueen yritykset ja yhdistykset, Hiedanrannan tontinluovutuskilpailuun osallistuvat rakentajat, tapahtumajärjestäjät, palveluntuottajat sekä muut yhteistyökumppanimme.

1. Rekisterinpitäjä

Hiedanrannan Kehitys Oy
Tehdaskartanonkatu 36
33400 TAMPERE
Y-tunnus 3002666-6
www.hiedanranta.fi
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi.

2. Missä tarkoituksissa käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme Hiedanrannan Kehitys Oy:n sidosryhmien ja niiden edustajien henkilötietoja tarkoituksissa, jotka liittyvät Hiedanrannan Kehitys Oy:n ja sidosryhmän väliseen suhteeseen tai muuten Hiedanrannan Kehitys Oy:n toimintaan seuraavasti:

• Yhteistyö- ja sidosryhmäsuhteiden toteuttamiseen, ylläpitoon, hallinnointiin ja kehittämiseen;
• Viestintään ja tiedottamiseen sidosryhmille sekä niihin kuuluville henkilöille;
• Hiedanrannan tontinluovutuskilpailun järjestämiseen ja toteuttamiseen;
• Sopimussuhteiden hallinnointiin ja Hiedanrannan Kehitys Oy:n niihin liittyvien tehtävien, velvoitteiden ja oikeuksien toteuttamiseen;
• Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen;
• Markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointiin.

3. Mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Hiedanrannan Kehitys Oy:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen sekä Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettu etu.

Oikeutettu etu perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n ja rekisteröidyn väliseen yhteistyöhön, sen kehittämiseen tai päättämiseen, Hiedanrannan Kehitys Oy:n toiminnan analysointiin ja kehittämiseen sekä Hiedanrannan alueen toimijoiden, rakentajien, tapahtumajärjestäjien ja muiden sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanssa viestimiseen. Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietoja. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

Suoramarkkinoinnin osalta henkilötietojen käsittely voi perustua myös antamaasi suostumukseen. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suoramarkkinointia varten antamasi suostumus.

Jos henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, on henkilötietojen luovuttaminen edellytys sopimussuhteen syntymiselle.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Keräämämme ja käsittelemämme tiedot riippuvat tiedon käyttötarkoituksesta kussakin tilanteessa. Käsittelemme seuraavia tietoja edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero);
• Organisaatiosi nimi, y-tunnus ja yhteystiedot;
• Asemasi organisaatiossa;
• Henkilötunnus;
• Hiedanrannan Kehitys Oy:n ja sidosryhmän välisen sopimuksen tiedot sekä neuvotteluvaiheessa annetut sopimuksen valmisteluun ja neuvotteluun liittyvät tiedot ja aineistot;
• Tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä antamasi tiedot (ml. mahdolliset allergiatiedot)
• Maksu- ja laskutustiedot.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

5. Kuinka keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötiedot suoraan sinulta itseltäsi.

6. Ketkä käsittelevät tietojasi?

Hiedanrannan Kehitys Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä luotettavaksi todettuja henkilötietojen käsittelijöitä ja alihankkijoita. Olemme tehneet alihankkijoidemme kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Henkilötietojesi käsittelyyn osallistuu eräitä henkilötietojen käsittelijöinä toimivia ICT-palveluntarjoajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla meihin yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön sallimissa rajoissa.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä, mutta tietoja voidaan poikkeuksellisesti siirtää myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvalloissa sijaitseville käsittelijänä toimiville ICT-palveluiden tuottajille. Tällöin toteutamme tiedonsiirrot tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission hyväksymää vastaavuuspäätöstä tai vakiolausekkeita ja toteuttamalla asianmukaiset suojatoimet.

8. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa. Säilytämme henkilötietoja alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti:

• Säilytämme sidosryhmä- tai yhteistyösuhteeseen liittyviä henkilötietoja kyseisen suhteen voimassaolon ajan.
• Sidosryhmä- tai yhteistyösuhteen jälkeen tietoja säilytetään vielä kaksi vuotta, ellei tietojen säilyttäminen kauemmin ole poikkeuksellisesti tarpeen esimerkiksi oikeustoimia varten.
• Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, eli kuluvan tilikauden ajan ja sen jälkeen joko kymmenen tai kuusi vuotta tilikauden päättymisestä laskettuna kyseisen asiakirja-aineiston luonteesta riippuen.
• Säilytämme markkinointia ja viestintää varten tarpeellisia henkilötietoja, joiden käsittely perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun tai antamaasi suostumukseen, niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten, ellet ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumusta tai olet kieltänyt sähköisen suoramarkkinoinnin.

Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

9. Kuinka henkilötiedot on suojattu?

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Hiedanrannan Kehitys Oy:n tai tämän puolesta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Käyttämämme toimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen turvallisuustaso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi.

Säilytämme paperikopioita ja muita fyysisessä arkistossa säilytettäviä henkilötietoja lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy. Fyysisesti säilytettävät tiedot tuhotaan aina asianmukaisesti tietoturvajätteenä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tilanteen mukaan sinulla voi olla seuraavanlaisia EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia:

• Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietoja käsitellään, sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja käsittelemme sinusta. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Oikeus saada oikaistua sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
• Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointiin ja suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Kun henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai jos vastustat tietojen käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää syytä.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, kun odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
• Oikeus saada sinua koskevat meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja jos tiedot sijaitsevat sähköisessä järjestelmässä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli epäilet tietojasi käsiteltävän tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja vaikuttamismahdollisuuksistasi, olethan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi

Hiedanrannan Kehitys Oy:n kamera- ja kulunvalvonnan tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, millä tavoin ja perustein Hiedanrannan Kehitys Oy käsittelee henkilötietojasi kamera- ja kulunvalvonnan yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Hiedanrannan Kehitys Oy
Tehdaskartanonkatu 36
33400 TAMPERE
Y-tunnus 3002666-6
www.hiedanranta.fi

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi

2. Missä tarkoituksissa käsittelemme henkilötietojasi?

Hiedanrannan Kehitys Oy:n hallinnoimissa kiinteistöissä ja toimitiloissa on käytössä tallentava kameravalvonta sekä kulunvalvonta. Käsittelemme kamera- ja kulunvalvonnan kautta kerättyjä henkilötietoja toimitilojen turvallisuuden varmistamiseen sekä mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämiseen liittyvissä tarkoituksissa, kuten epäiltyjen tai tiedettyjen rikos-, vahinko-, tai väärinkäytöstilanteiden selvittämiseksi.

Lisäksi Hiedanrannan Kehitys Oy:lla on käytössä Hiedanranta 360° -livekamera (ns. ”Raksakamera”) Hiedanrannan vanhan tehtaan piipussa, jonka tarkoituksena on kuvata Hiedanrannan rakentamista ja kehittymistä. Kameran livekuvaa on mahdollista seurata verkossa (https://skyviewlive.roundshot.com/hiedanranta/#/), ja kameran tallentamia kuvia tullaan myöhemmin käyttämään Hiedanrannan markkinoinnissa. Hiedanranta 360° -kameran kuvia ei lähtökohtaisesti käytetä Hiedanrannan Kehitys Oy:n kiinteistöjen tai toimitilojen valvonnassa. Kamera on sijoitettu korkealle Hiedanrannan vanhan tehtaan piippuun, eikä alueella liikkuvien henkilöiden tulisi olla kuvista suoraan tunnistettavissa.

3. Mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

Käsittelemme henkilötietoja kamera- ja kulunvalvonnan tarkoituksissa Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutetun edun perusteella.

Oikeutettu etu perustuu erityisesti Hiedanrannan Kehitys Oy:n kiinteistöjen ja toimitilojen, työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilöiden turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseen.

Myös Hiedanranta 360° -livekameraan liittyvien tarkoitusten osalta käsittelyn oikeusperusteena on Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettu etu, joka perustuu erityisesti alueen markkinointiin sekä kehityksen ja tunnettuuden lisäämiseen.

Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietoja. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia tietoja kamera- ja kulunvalvonnan tarkoituksissa:

• Kameravalvonnan videokuvamateriaali sisältäen paikka-, aika- ja päivämäärämerkinnän.
• Sähköisten avainten keräämät tiedot sisältäen tiedot sähköisten avainten luovutuksista ja palautuksista sekä kiinteistöjen ja toimitilojen ovien kulkutiedot (avaintunnistetieto, päivämäärä ja kellonaika).

Hiedanranta 360° -livekameraan liittyvissä tarkoituksissa käsittelemme kameran tallentamia kuvia.

5. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

6. Kuinka keräämme henkilötietoja?

Henkilötietoja kerätään videokuvaamalla henkilöistä, jotka liikkuvat kameravalvonnan piiriin kuuluvalla alueella. Kerromme alueella suoritettavasta kameravalvonnasta kiinteistöjen seinissä olevissa kylteissä.

Kulunvalvonnassa keräämme sähköisten avaimien keräämiä tietoja avainten käytöstä. Hiedanranta 360° -livekamera tallentaa still-kuvia kameran kuvaamalta alueelta. Kerromme kuvaamisesta alueella olevissa kylteissä.

7. Ketkä käsittelevät tietojasi?

Hiedanrannan Kehitys Oy käyttää kameravalvonnan toteuttamisessa luotettavaksi todettuja henkilötietojen käsittelijöitä ja alihankkijoita. Olemme solmineet alihankkijoidemme kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Alihankkijat saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen.

Henkilötietojesi käsittelyyn osallistuu eräitä henkilötietojen käsittelijöinä toimivia ICT-palveluntarjoajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla meihin yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön sallimissa rajoissa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa.

Säilytämme henkilötietoja alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti:

• Videokuva rekisteröidystä poistuu järjestelmästä viimeistään 14 vuorokauden kuluessa tallennuksesta;
• Kulunvalvonnassa käytettävät iLOQ S10 -lukot tallentavat 500 viimeisimmän ovenavauskerran tapahtumalokitiedot. Lisäksi tapahtumalokitiedot poistetaan palvelimelta viimeistään 12 kuukauden kuluessa.
• Lisäksi tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin se on poikkeuksellisesti tarpeen rekisteröityä koskevan ja kamera- tai kulunvalvontaan liittyvän asian selvittämiseksi tai oikeustoimia varten.
• Hiedanranta 360° -livekameran tallentamia kuvia säilytetään alueen rakentamisen sekä
  markkinointimateriaalin laatimisen ajan.

Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Kuinka henkilötiedot on suojattu?

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Hiedanrannan Kehitys Oy:n tai tämän puolesta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Käyttämämme toimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen turvallisuustaso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi.

Säilytämme paperikopioita ja muita fyysisessä arkistossa säilytettäviä henkilötietoja lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy. Fyysisesti säilytettävät tiedot tuhotaan aina asianmukaisesti tietoturvajätteenä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tilanteen mukaan sinulla voi olla seuraavanlaisia EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia:

• Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietoja käsitellään, sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja käsittelemme sinusta. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Oikeus saada oikaistua sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
• Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointiin ja suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Kun henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai jos vastustat tietojen käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää syytä.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, kun odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
• Oikeus saada sinua koskevat meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja jos tiedot sijaitsevat sähköisessä järjestelmässä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli epäilet tietojasi käsiteltävän tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja vaikuttamismahdollisuuksistasi, olethan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi

Hiedanrannan Kehitys Oy:n vuokraustoiminnan tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, millä tavoin ja perustein Hiedanrannan Kehitys Oy käsittelee henkilötietojasi vuokraustoiminnan yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Hiedanrannan Kehitys Oy
Tehdaskartanonkatu 36
33400 TAMPERE
Y-tunnus 3002666-6
www.hiedanranta.fi

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi.

2. Missä tarkoituksissa käsittelemme henkilötietojasi?

Hiedanrannan Kehitys Oy harjoittaa toimitilojen vuokraustoimintaa, joka edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Käsittelemme henkilötietoja erityisesti vuokrahallinnon ja vuokraustoiminnan toteuttamiseen liittyvissä tarkoituksissa seuraavasti:

• Vuokralaisten ja näiden yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito ja hallinnointi;
• Vuokrasopimussuhteiden hallinnointi ja päättäminen;
• Vuokran ja muiden saatavien perintä;
• Toimitilojen vuokraukseen liittyvä viestintä ja yhteydenpito;
• Toimitilojen ja kiinteistöjen kunnossapito sekä kunnossapidon osalta tarvittavien tietojen jakaminen Hiedanrannan Kehitys Oy:n palveluksessa oleville huoltoyhtiöille;
• Hiedanrannan Kehitys Oy:n vuokrasopimuksiin liittyvien tehtävien, velvoitteiden ja oikeuksien toteuttaminen;
• Markkinointi (mukaan luettuna suoramarkkinointi).

3. Mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

Toimitilojen vuokraustoiminnassa henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti vuokrasopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen sekä Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja perustuen Hiedanrannan Kehitys Oy:n lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseen.

Henkilötietojasi voidaan käyttää myös markkinointiin (ml. suoramarkkinointiin). Tällöin käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun.

Oikeutettu etu perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n ja toimitilojen vuokraajan välillä olevaan asianmukaiseen vuokrasuhteeseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita vuokraaja on kohtuudella voinut odottaa. Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietoja. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Vuokraustoiminnan yhteydessä keräämämme ja käsittelemämme tiedot riippuvat tiedon käyttötarkoituksesta kussakin tilanteessa. Käsittelemme seuraavia tietoja toimitilojen vuokraajista, hakijoista sekä näiden yhteyshenkilöistä:

• Vuokralaisen tai tämän yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite);
• Henkilötunnus;
• Vuokrasopimuksen tiedot;
• Maksu- ja laskutustiedot;
• Luottotiedot;
• Vuokrasopimusten neuvotteluvaiheessa annetut sopimusten valmisteluun ja neuvotteluun liittyvät tiedot ja aineistot.

Keräämme ja käsittelemme tietoja, jotka ovat välttämättömiä vuokrasuhteen ja -sopimuksen toteuttamiseksi, ja tietojen antaminen on vuokrasuhteen edellytyksenä.

5. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

6. Kuinka keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötiedot suoraan vuokralaiselta, tämän edustajalta tai yhteyshenkilöltä.

Lisäksi keräämme luottotietoja Alma Talent Oy:n tietopalveluiden kautta.

7. Ketkä käsittelevät tietojasi?

Hiedanrannan Kehitys Oy käyttää vuokraustoiminnan tarkoituksiin liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä luotettavaksi todettuja henkilötietojen käsittelijöitä ja alihankkijoita. Olemme solmineet alihankkijoidemme kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Henkilötietojesi käsittelyyn osallistuu eräitä henkilötietojen käsittelijöinä toimivia ICT-palveluntarjoajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla meihin yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön sallimissa rajoissa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä, mutta tietoja voidaan poikkeuksellisesti siirtää myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvalloissa sijaitseville käsittelijänä toimiville ICT-palveluiden tuottajille. Tällöin toteutamme tiedonsiirrot tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission hyväksymää vastaavuuspäätöstä tai vakiolausekkeita ja toteuttamalla asianmukaiset suojatoimet.

9. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa.

Säilytämme henkilötietoja alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti:

• Vuokrasopimussuhteeseen liittyviä henkilötietoja säilytetään vuokrasuhteen voimassaolon ajan.
• Vuokrasuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään vielä 12 kuukautta, ellei tietojen säilyttäminen ole poikkeuksellisesti tarpeen esimerkiksi oikeustoimia varten.
• Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, eli kuluvan tilikauden ajan ja sen jälkeen joko kymmenen tai kuusi vuotta tilikauden päättymisestä laskettuna kyseisen asiakirja-aineiston luonteesta riippuen.
• Sähköistä suoramarkkinointia varten säilytämme tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi, ellei vastaanottaja ole perunut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia.

Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Kuinka henkilötiedot on suojattu?

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Hiedanrannan Kehitys Oy:n tai tämän puolesta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Käyttämämme toimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen turvallisuustaso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi.

Säilytämme paperikopioita ja muita fyysisessä arkistossa säilytettäviä henkilötietoja lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy. Fyysisesti säilytettävät tiedot tuhotaan aina asianmukaisesti tietoturvajätteenä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tilanteen mukaan sinulla voi olla seuraavanlaisia EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia:

• Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietoja käsitellään, sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja käsittelemme sinusta. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Oikeus saada oikaistua sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
• Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Hiedanrannan Kehitys Oy:n oikeutettuun etuun. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointiin ja suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Kun henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai jos vastustat tietojen käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää syytä.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi, kun odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
• Oikeus saada sinua koskevat meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja jos tiedot sijaitsevat sähköisessä järjestelmässä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli epäilet tietojasi käsiteltävän tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja vaikuttamismahdollisuuksistasi, olethan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hiedanranta.fi.